(趣旨)

第1条　住民基本台帳に係る事務の取扱いは、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号。以下「施行令」という。)、住民基本台帳法施行規則(平成11年自治省令第35号。以下「施行規則」という。)、住民基本台帳の一部の写しの閲覧並びに住民票の写し等及び除票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「住民票省令」という。)、戸籍の附票の写し又は戸籍の附票の除票の写しの交付に関する省令(昭和60年法務省、自治省令第1号。以下「戸籍の附票省令」という。)、住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日法務省民事甲第2671号、自治振第150号等法務省民事局長、自治省行政局長通知(この要綱に定めのあるものを除く。)以下「昭和42年通知」という。)及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年9月15日総務省告示第495号。以下「公益性基準」という。)並びに苫前町住民基本台帳に係る個人情報の保護に関する条例(平成16年苫前町条例第29号。以下「条例」という。)及び苫前町住民基本台帳に係る個人情報の保護に関する条例施行規則(平成16年苫前町規則第20号。以下「規則」という。)によるほか、この要綱の定めるところによる。

(定義)

第2条　この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによるほか、法、施行令、施行規則、住民票省令、戸籍の附票省令、昭和42年通知、公益性基準、条例及び規則の例による。

(従事職員の研修)

第3条　管理者は、従事職員に対し定期的にこの要綱についての研修を実施するものとする。

(本人確認の実施)

第4条　法第11条等の請求又は異動届等を受理するにあたり、不当な請求及び虚偽の届を防止するため、本人であることの確認(以下「本人確認」という。)を行うものとする。

(本人確認の方法)

第5条　本人確認は、条例第3条第5項に規定するもののほか、持参人について実施するものとし、次の各号のいずれかに該当する本人を確認できるもの(以下「身分証明書等」という。)の提示を求めて行うものとする。

(本人確認ができなかつた旨の記載)

第6条　異動届等の届出において、前条の規定による持参人の本人確認ができなかつたときは、届書が正確に記載されていることを確認するとともに、届書に本人確認ができなかつた旨を記載し受理するものとする。

(請求に係る書面)

第7条　法第11条等の請求は、住民生活課住民係又は支所窓口係に備付けの請求書若しくは次の各号の請求に応じて当該各号に定めるものにより行わなければならない。

(請求書の審査)

第8条　従事職員は、法第11条等の請求の審査にあたつては、請求書に次の各号に掲げる事項の記載等があることを確認しなければならない。

(請求者等への告知)

第9条　法第11条等の請求の持参人が代理人の場合に本人確認ができなかつたときは、請求者に対して電話により請求に係る意思の確認等を行うことができる。

(告知書の内容)

第10条　告知書には、次の事項を記載するものとする。

(告知書の作成)

第11条　告知書の作成にあたつては、次の各号に掲げる行為について持参人に行わせることができる。

(告知書の台帳の作成)

第12条　告知書を送付したものについては、関係書類の写し等を綴つた台帳(以下「台帳」という。)を作成するものとする。

(官公署等からの請求の委任)

第13条　官公署からの又は法人等からの請求の持参人が当該官公署又は法人等の職員でないときは、当該請求を行う官公署の所属長等の公印又は法人等の代表者の印が押印された依頼状を提出しなければならない。

(郵便等による請求)

第14条　郵便等による請求は、本人が請求する場合に限り、これを行うことができるものとする。

(第三者からの請求の審査)

第15条　第三者からの請求については、第8条に基づいて審査するほか、次項から第6項までの規定により処理する。

(閲覧に係る住民基本台帳の一部の写しの改製)

第16条　磁気ディスクをもつて調製した住民票に記録されている住民基本台帳の一部の写しの改製は、閲覧請求があつた都度行うものとする。

(被請求者の特定)

第17条　閲覧の請求者は、被請求者に係る氏名及び生年月日又は氏名及び住所の一部を明らかにし、特定しなければならない。ただし、大量閲覧の場合は、この限りでない。

第18条　削除

(大量閲覧の方法)

第19条　大量閲覧の請求窓口は、住民生活課とする。

(閲覧リストの作成)

第20条　閲覧の請求があつたときは、被閲覧者に係る閲覧リストをその都度作成するものとする。

(閲覧する場所)

第21条　閲覧は、苫前町が指定した場所で行わなければならない。

(閲覧記録の用紙)

第22条　請求者等が閲覧リストから転記するときに記入する用紙は、所定の閲覧用紙(様式第3号)のほか請求者が用意した用紙を用いることができる。この場合において、請求者が用意した用紙を用いるときは、あらかじめ管理者の承認を得なければならない。

(転記した記録の保存)

第23条　閲覧が終了したときは、従事職員は、前条により転記した用紙を複写し、管理者は、当該複写した記録を保存するものとする。

(閲覧の監視)

第24条　従事職員は、請求者等の閲覧が適正に行われるよう監視するものとする。

(手数料の算定方法)

第25条　苫前町手数料条例(平成12年苫前町条例第25号)の別表中住民基本台帳閲覧手数料の項に定める1件は、一住民又は一世帯をいう。

(電話照会)

第26条　官公署から刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第197条第2項の規定に基づくもので、緊急措置として電話による住民票又は戸籍の附票の記載事項に関する照会(以下「電話照会」という。)が行われたときは、後日、公文書を提出することを確認したうえ、照会に応じるものとする。

(電話照会者名簿の提出)

第27条　前条の規定により電話照会に応じる場合は、電話照会をする官公署(以下「電話照会官公署」という。)からあらかじめ、その官公署の代表電話番号並びに電話照会をする者(以下「電話照会者」という。)の所属及び氏名を記載した名簿(以下「電話照会者名簿」という。)の提出を受けるものとする。

(電話照会の審査等)

第28条　電話照会を受けた従事職員は、電話照会者の所属及び氏名を電話照会者名簿と照合するものとする。

(電話照会の拒否)

第29条　次の各号のいずれかに該当するときは、電話照会に応じないものとする。

(外国人氏名等記載の申出書)

第30条　日本人と外国人とで構成される世帯に属する外国人家族の氏名等を住民票の写しの備考欄(以下「備考欄」という。)へ記載することの申出(以下「記載の申出」という。)及び備考欄へ記載された住民票の写しの交付の申出(以下「交付の申出」という。)は、住民票備考欄外国人氏名等記載申出書(様式第5号)により行うものとする。

(記載対象者)

第31条　備考欄へ記載する外国人(以下「記載対象者」という。)は、次の各号のいずれにも該当する者とする。

(記載申出人)

第32条　記載の申出を行うことができる者は、住民票の世帯主、記載対象者及びその他町長が相当と認める者とする。ただし、その者が15歳未満の場合は、その法定代理人が記載の申出を行うものとする。

(記載申出時の添付書類)

第33条　記載の申出をするときは、続柄が確認できる公的書類を添付しなければならない。ただし、本町が保管する戸籍簿で確認できる場合は、この限りでない。

(備考欄への記載)

第34条　記載の申出があつた場合で、前条の規定により続柄が確認できたときは、交付の申出があつた際に備考欄に続柄及び氏名を記載するものとする。

(記載する欄)

第35条　記載対象者の続柄及び氏名を記載する欄は、記載対象者の配偶者、親、子等の順に従い最も親族関係が近い者の備考欄とする。

(氏名の記載方法)

第36条　氏名は、本名を記載する。ただし、外国人登録原票に通称名を登録している者が通称名の記載を申し出た場合は、当該通称名を本名の後に括弧書きで記載する。

(続柄の記載方法)

第37条　記載する続柄は、事実上の世帯主である場合はその旨、夫、妻、子、妻の子等とする。

(備考欄の変更及び消除)

第38条　備考欄へ記載する事項の変更及び消除については、第31条から前条までの規定を準用する。

(住民票の写しの交付)

第39条　備考欄に外国人氏名等の記載のある住民票の写しの交付は、記載対象者又は当該住民票に記載された者から交付の申出があつた請求の場合に応じるものとする。

(申出の窓口)

第40条　記載の申出及び交付の申出の窓口は、住民生活課とする。

(申出の場所)

第41条　条例第3条第1項により、拒否するよう町長に求める旨の申出(以下「拒否の申出」という。)は、住民生活課及び古丹別支所で受理する。

(申出の際の本人確認)

第42条　拒否の申出に際しては、規則第6条の規定による申出者本人であることが確認できると町長が認めた顔写真が貼付されている書類を提示させるものとする。

(申出の照会及び受理)

第43条　従事職員は、申出書に記載された内容について、司法及び行政機関並びに警察機関等の関係機関に照会し、当該拒否の申出に係る事実が確認されたときは、当該拒否の申出を受理するものとする。

(支援対象者等の住民票等の取り扱い)

第44条　支援対象者等(条例第3条第2項及び第3項の規定により法第11条等の請求を拒否することとなつた者及び昭和42年通知による支援対象者をいう。)の住民票、除かれた住民票、戸籍の附票、除かれた戸籍の附票及び閲覧に供する住民基本台帳の一部の写しは、磁気ディスクにより調製されたものにあつては出力に制限をかけ、それ以外のものにあつては交付制限を行つている旨の表示を行い、交付を停止状態にしなければならない。

(関係課への公開)

第45条　支援措置(法第11条等の請求を拒むことをいう。)の徹底を図るため、管理者が必要であると判断した場合は、申出者の氏名及び生年月日等が記載されたリストを本町の関係各課へ交付することができる。

(他の市町村への通知)

第46条　支援対象者等に係る他の市町村への通知は電話により事前に行うものとし、その後、申出書の写しを該当市町村長へ送付する。

(申出者の制限)

第47条　支援対象者等は、支援措置を実施するため、次に掲げる制限を受けるものとする。

(請求の拒否)

第48条　支援対象者等に係る法第11条等の請求については、規則第6条により請求者(請求者が法人の場合には持参人)及び持参人の本人確認ができないときは、第15条第6項の規定にかかわらずその請求を拒否するものとする。

(文書等の保管及び処分)

第49条　文書等の保管に関しては、個人情報の漏洩に留意し、保存年限終了後は適切に処分しなければならない。