第1　趣旨

この訓令は、苫前町個人情報保護条例(平成13年苫前町条例第17号。以下「条例」という。)及び苫前町個人情報保護条例施行規則(平成13年苫前町規則第10号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、個人情報の保護に関する事務の取扱いについて定める。

第2　事務分掌

個人情報の保護に関する事務は、次により町長の事務部局の個人情報の保護を担当する課(以下「制度担当課」という。)と個人情報取扱事務を所管する課等(実施機関の課又は課に相当する組織をいう。以下同じ。)とで行うものに区分する。

1　制度担当課

(1)　保有個人情報の開示、訂正及び利用停止(以下「開示等」という。)に係る相談及び案内に関すること

(2)　保有個人情報の開示等に係る所管課との連絡調整に関すること

(3)　条例第7条第1項に規定する個人情報取扱事務の届出の受理及び同条第2項に規定する閲覧に関すること

(4)　規則第11条に規定する開示等請求書(規則別記様式第7号。以下「請求書」という。)の受理に関すること

(5)　条例第17条第1項に規定する開示の実施に関すること

(6)　条例第25条第1項に規定する審査請求の受理に関すること

(7)　苫前町情報公開審査会(以下「審査会」という。)の運営に関すること(条例に規定された個人情報の保護に関するものに限る。)

(8)　条例第26条に規定する苦情の処理に関すること

(9)　その他個人情報の保護に関すること

2　個人情報取扱事務を所管する課等(以下「所管課」という。)

(1)　保有個人情報の開示等に係る相談及び案内に関すこと

(2)　条例第7条第1項に規定する個人情報取扱事務の届出に関すること

(3)　請求書の受理に関すること

(4)　条例第16条第1項、第21条第1項及び第24条第1項に規定する決定(以下「開示等の決定」という。)及びその通知並びに第16条第2項(第21条第2項及び第24条第2項において準用する場合を含む。)に規定する期間の延長(以下「決定期間の延長」という。)の決定及びその通知に関すること

(5)　条例第17条第1項に規定する開示の実施に関すること

(6)　条例第18条第2項に規定する写しの作成及び交付並びにその費用の徴収に関すること

(7)　第21条第3項に規定する訂正の実施及び第24条第3項に規定する利用停止の実施に関すること

(8)　条例第25条第1項に規定する審査請求の受理及び裁決並びに審査会への諮問に関すること

(9)　その他個人情報の保護に関すること

第3　個人情報取扱事務の届出等

1　共通する個人情報取扱事務に係る届出

個人情報取扱事務が会計又は住民基本台帳基本事項の引用等複数の課等に共通する事務であるときは、当該事務を主務とする課等を所管課として届け出る。

2　個人情報取扱事務に係る届出の受理

制度担当課は、個人情報取扱事務に係る届出について、その内容を審査の上、受理する。

3　個人情報取扱事務の開始の届出

(1)　所管課は、個人情報取扱事務を開始しようとするときは、個人情報取扱事務開始届出書(規則別記様式第1号。以下「開始届出書」という。)により、制度担当課に届け出なければならない。

(2)　開始届出書の記入要領

①　「届出番号」欄

新規の場合は、制度担当課において記入するので所管課では記入しない。

②　「担当課等」欄

所管課及び係名を記入する。

③　「個人情報取扱事務の名称」欄

当該事務の名称を苫前町事務組織規則(昭和35年規則第1号。以下「事務組織規則」という。)に定める事務分掌を参考とし、どのようなことについての事務なのか具体的に記入する。

④　「個人情報取扱事務の目的」欄

当該事務で個人情報を収集、利用しているのはどのような目的のためなのか、事務の目的や内容を基本に、事務の範囲や記録項目の内容を踏まえ具体的に記入する。

⑤　「個人情報取扱事務の範囲」欄

当該事務の対象者の範囲が把握できるように具体的に記入する。

(例)　新入学児童、平成某年某月某日以前に出生した者

⑥　「個人情報の記録項目」欄

当該事務で取り扱う個人情報について、該当する項目にレ印を付ける。なお、例示以外の個人情報を取り扱う場合は、該当区分の空欄の項目にレ印を付け、当該個人情報の名称等を簡潔に記入する。

⑦　「取扱事務の開始年月日」欄

該当する項目にレ印を付け、新規の場合は、当該事務の開始年月日を記入する。なお、「継続」とは、既に廃止された個人情報取扱事務を改めて開始する場合をいう。

⑧　「個人情報の管理責任者」欄

所管課の長(以下「所管課長」という。)の職名及び氏名を記入する。

⑨　「個人情報の収集の方法」欄

該当する項目にレ印を付け、本人等以外の場合は、条例第8条第2項各号の規定により、該当する収集先の項目にもレ印を付ける。

ア　「法令」

法令等の定めがあるとき

イ　「公刊出版物」

出版、報道等により公にされているものであるとき

ウ　「緊急」

人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき

エ　「その他」

審査会の意見を聴いた上で、適正な行政執行のため必要があると実施機関が認めるとき

⑩　「収集の時期」欄

該当する項目にレ印を付け、定期の場合は、そのおよその時期についても記入する。

⑪　「収集の際の告知の有無」欄

該当する項目にレ印を付ける。

⑫　「収集の際の告知の方法」欄

収集の際の告知が有る場合、該当する項目にレ印を付ける。

⑬　「個人情報の記録の形態」欄

該当する項目にレ印を付ける。なお、電磁的記録の場合は、具体的な記録場所又は記録媒体についても記入する。

(例)　総合行政システムサーバ、ファイルサーバ、FD、CD―R

4　個人情報取扱事務の変更及び廃止の届出

(1)　所管課は、個人情報取扱事務を変更又は廃止しようとするときは、個人情報取扱事務(廃止・変更)届出書(規則別記様式第2号。以下「廃止届出書」という。)により、制度担当課に届け出なければならない。

(2)　廃止届出書の記入要領

①　「届出番号」欄

当該事務の開始届出書に記入された届出番号を記入する。

②　「担当課等」欄

所管課及び係名を記入する。

③　「届出の区分」欄

該当する項目にレ印を付ける。

④　「取扱事務の廃止・変更年月日」欄

当該事務について、廃止又は変更することとなる日を記入する。

⑤　「個人情報取扱事務の名称」欄

当該事務の開始届出書に記入された当該事務の名称を記入する。

⑥　「廃止・変更の理由」欄

当該事務について、どのような理由で廃止又は変更するのか、事務の目的や内容を基本に、事務の範囲や記録項目の内容を踏まえて、具体的に記入する。

⑦　「変更の内容」欄

変更を届け出る場合、変更する内容について、具体的に記入する。

⑧　「備考」欄

変更を届け出る場合、「変更の内容」欄に補足すべき事項を記入する。

5　届出を要しない個人情報取扱事務

実施機関の職員又は職員であつた者に係る人事、給与、福利厚生等に関する事務については、個人情報取扱事務の届出等に関する規定の趣旨に鑑み、明らかにする意義に乏しいため届出を要しない。「人事、給与、福利厚生等に関する事務」とは、人事に関する事務(試験、資格、任免、分限等に関する事務をいう。)、給与に関する事務(給料、扶養手当、調整手当等に関する事務をいう。)及び福利厚生に関する事務(健康管理、貸付金等に関する事務をいう。)のほか、災害補償、研修及び表彰式の事務をいい、これらの事務の一環として職員の被扶養者等に関する個人情報を取り扱う場合を含む。

6　個人情報取扱事務の届出に係る閲覧等

(1)　開始届出書及び廃止届出書は、個人情報取扱事務届出書綴(以下「届出書綴」という。)に綴り、制度担当課で保管する。

(2)　条例第7条第2項の規定による個人情報取扱事務の届出に係る事項の閲覧は、届出書綴により、制度担当課において行う。

7　個人情報収集通知書の送付

(1)　条例第8条第2項第4号又は第5号に該当して本人以外の者から個人情報を収集したときは、個人情報収集通知書(規則別記様式第3号)により、7日以内に本人に通知する。

(2)　個人情報収集通知書の記入要領

①　「個人情報取扱事務の名称」欄

当該事務の開始届出書に記入された名称を記入する。

②　「収集年月日」欄

個人情報を収集した日を記入する。

③　「収集先」欄

個人情報の入手先を具体的に記入する。

④　「個人情報の内容」欄

収集した個人情報の内容について、開始届出書の「個人情報の記録項目」欄を踏まえ、具体的に記入する。

⑤　「収集理由」欄

条例第8条第2項第4号又は第5号に該当することがわかる程度に、事務の目的や内容を基本に、事務の範囲や個人情報の内容を踏まえて、具体的に記入する。

⑥　「担当課等」欄

所管課、係名及び電話番号を記入する。

第4　目的外利用及び外部提供

1　制度担当課との事前協議

目的外利用又は外部提供(以下「目的外利用等」という。)をしようとするときは、必要に応じて事前に制度担当課と協議を行わなければならない。

2　目的外利用の手続

(1)　目的外利用の届出

課等は、目的外利用をしようとするときは、目的外利用等記録票(規則別記様式第6号。以下「記録票」という。)により、制度担当課に届け出なければならない。なお、目的外利用をしようとする課等(以下「利用課」という。)と当該保有個人情報の所管課とが異なるときは、事前に協議し、当該目的外利用について調整しなければならない。

(2)　記録票の記入要領

①　「届出番号」欄

制度担当課において記入するので、利用課では記入しない。

②　「担当課等」欄

所管課及び係名を記入する。

③　「目的外利用等の区分」欄

該当する項目にレ印を付ける。

④　「利用課又は提供先」欄

ア　目的外利用の場合は、利用課及び係名を記入する。

イ　外部提供の場合は、外部提供を受ける実施機関以外の者の住所、氏名(当該実施機関以外の者が個人でない場合は、所在地、名称、代表者名)及び電話番号を記入する。

⑤　「個人情報取扱事務の名称」欄

当該事務の開始届出書に記入された名称を記入する。

⑥　「目的外利用等の目的又は理由」欄

条例第9条第1項各号のいずれかの規定に該当することがわかるように、具体的に記入する。

⑦　「目的外利用等をする個人情報の内容」欄

開始届出書の「個人情報の記録項目」欄を踏まえ、具体的に記入する。

⑧　「目的外利用等をする方法」欄

該当する項目にレ印を付ける。

⑨　「目的外利用等をする期間」欄

当該事務により、目的外利用等を開始する日(閲覧を始める日、電磁的記録の受渡日等)及び終了する日(閲覧を終える日、電磁的記録の廃棄日等)を記入する。なお、終了する日を定めないものも認める。

⑩　「利用課等又は提供先での事務の名称」欄

目的外利用等により行われる事務の名称を事務組織規則に定める事務分掌を参考とし、どのようなことについての事務なのか具体的に記入する。

⑪　「個人情報の管理責任者」欄

所管課長の職名及び氏名を記入する。

⑫　「備考」欄

外部提供の条件等、補足的な事項について記入する。

3　外部提供の手続

(1)　外部提供の届出

①　所管課は、外部提供をしようとするときは、外部提供申請書(規則別記様式第4号。以下「申請書」という。)を実施機関以外の者(以下「申請者」という。)に提出させなければならない。ただし、緊急かつやむを得ないときは、口頭によることができる。

②　申請書の各欄の確認事項

ア　申請者の住所、氏名及び電話番号

通知及び連絡調整等に必要となるので、正確に記入する。申請者が個人でない場合は、所在地、名称、代表者及び電話番号について記入する。

イ　「使用したい個人情報」欄

使用したい保有個人情報の内容について、当該保有個人情報を特定し得るため必要な程度に、具体的に記入する。

ウ　「使用する事務の名称」欄

使用したい事務の名称を事務組織規則に定める事務分掌を参考とし、どのようなことについての事務なのか具体的に記入する。

エ　「使用目的又は理由」欄

条例第9条第1項各号のいずれかの規定に該当することがわかるように、具体的に記入する。

オ　「使用期間」欄

保有個人情報の提供を受けたい日(電磁的記録の受渡日等)及び当該提供により行われる事務が終了する日を記入する。なお、終了する日を定めないものも認める。

カ　「保管方法」欄

申請者が、提供を受けた保有個人情報をどのように保管するか具体的に記入する。

(例)　閲覧による判定の結果のみを記録するため、保管を要しない複写物を電磁的記録媒体(CD―R)に保存して保管し、複写物は裁断して廃棄

キ　「備考」欄

提供を受ける際の希望事項等、補足的な事項について記入する。

(2)　申請書の受理等

所管課は、申請内容を審査の上、当該申請に対する決定内容について外部提供通知書(規則別記様式第5号。以下「提供通知書」という。)により、当該申請者に7日以内に通知するとともに、当該提供通知書の写し及び当該提供通知書に係る申請書の写しを作成し、制度担当課に届け出なければならない。

(1)のただし書の規定による口頭での申請に対しては、口頭による決定とすることができるが、事後において、当該外部提供に係る記録票を作成し、制度担当課に届け出なければならない。

(3)　提供通知書の記入要領

①　「決定の内容」欄

該当する項目にレ印を付ける。

②　「提供する個人情報の内容」欄

開始届出書の「個人情報の記録項目」欄を踏まえ、具体的に記入する。

③　「提供する方法」欄

該当する項目にレ印を付ける。

④　「提供の日時及び場所」欄

申請に対し承認又は一部承認とする場合、次のとおり記入する。

ア　「日時」欄

外部提供を実施する日時は、提供通知書が申請者に到着するまでの日数を考慮して、到着予定日以降の通常の勤務時間内の日時を指定する。この場合、申請者の都合に配慮した上で日時を指定するよう努める。なお、必要に応じて期間(終了する日を定めない場合を含む。)とすることができる。

イ　「場所」欄

外部提供を実施する場所は、原則として所管課とする。なお、提供の方法が電子計算組織の結合による場合には、記入しない。

⑤　「一部承認及び不承認の理由」欄

承認されない部分が条例第9条第1項各号のいずれの規定にも該当しないことがわかるように、具体的に記入する。

⑥　「担当課等」欄

所管課、係名及び電話番号を記入する。

(4)　外部提供の条件

所管課は、承認又は一部承認の決定を受けた申請者(以下「提供先」という。)に対し、事務の性質又は目的その他の状況に応じ、次に掲げる事項のうち個人情報保護のために必要と認められる事項を条件として付し、提供通知書に添付しなければならない。なお、(1)のただし書の規定による口頭での申請の場合であつても、少なくとも口頭による説明をしなければならない。

①　外部提供を受けた保有個人情報の秘密を保持すること

②　外部提供を受けた保有個人情報を申請目的以外に使用しないこと

③　外部提供を受けた保有個人情報を第三者に提供しないこと

④　外部提供を受けた保有個人情報を複写又は複製しないこと

⑤　使用期間終了後又は申請目的の達成後は、外部提供を受けた保有個人情報を返還し、又は破棄すること

⑥　外部提供を受けた保有個人情報を漏洩し、紛失し、又は盗難されたとき等、外部提供を受けた保有個人情報に係る事故が発生したときは、直ちにその旨を実施機関に対して報告すること

⑦　外部提供を受けた保有個人情報の使用又は保管状況について、実施機関が行う検査に応じること

⑧　外部提供を受けた保有個人情報の取扱いにより実施機関に損害を生じさせたときは、当該損害を賠償すること

⑨　その他実施機関が個人情報保護のために行う指示及び要請に応じること

4　目的外利用等記録簿の作成

制度担当課は、記録票、提供通知書の写し及び申請書の写しを目的外利用等記録簿に綴り、目的外利用等の内容について記録し、保管しなければならない。

第5　保有個人情報の開示等の請求の窓口

1　開示等の請求の窓口

保有個人情報の開示等の請求の受理は、制度担当課及び所管課を窓口として行う。

2　開示等の請求に係る相談

開示等の請求について相談があつた場合は、次の事項に留意して制度の内容、開示等の請求の方法等について適切に説明する。

(1)　相談者の意図を十分に理解し、求めている情報をできる限り具体的に把握するよう努めること

(2)　請求内容が開示等の請求として対応すべきものであるかどうかを確認すること(訂正請求及び利用停止請求は、開示の決定を受けた保有個人情報についてのみ可能であること)

(3)　開示等の請求に該当しない場合において、条例第26条に規定する苦情処理や、他の制度により対応できるかどうかを判断すること

(4)　(2)又は(3)の場合において、必要に応じ制度担当課及び所管課相互の連絡調整を図ることにより、適切な対応に努めること

(5)　本人又は代理人(以下「本人等」という。)であることを確認することができる書類の持参が必要であること、郵送、電話又は口頭による開示等の請求は受けることができないこと

3　開示が容易にできる場合の所管課の対応

所管課は、開示の決定が容易に判断でき、開示の実施が直ちに可能であり、本人等であることを証する書類の持参がある場合は、請求の手続等を説明し、次の手続により速やかに開示を実施することができる。

①　制度担当課との連絡調整

②　請求書への必要事項の記入

③　保有個人情報の本人等の確認

④　請求書の受理

⑤　開示の実施

⑥　個人情報開示請求等処理簿(別記様式第1号。以下「請求処理簿」という。)の作成

4　請求書の受理及び本人確認

(1)　未成年者本人の請求

この制度が人格権に関わる法益を保護するものであることから、その意思能力の有無についての民法や国籍法の規定を援用し、特段の理由がない限り、義務教育終了程度の年齢以上の者からの請求については、請求権を認める。

(2)　保有個人情報の本人等であることの確認

開示等の請求をする者が保有個人情報の本人等であることを次により確認する。

①　顔写真(運転免許証等)の添付された書類の提出又は提示を求め、開示等の請求をする者と確認する。

②　顔写真の添付された書類を所持していないときは、住民票、保険証、年金手帳など本人であることを証する書類2種類以上の提出又は提示を求め確認する。

(3)　代理人の身分確認

①　法定代理人の請求の場合

保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び法定代理人が保有個人情報の本人の親権者又は成年後見人であることを確認できる書類(戸籍証明書、登記事項証明書等)の提出又は提示を求め確認する。法定代理人が未成年者の親権者であり、保有個人情報の本人が義務教育終了程度の年齢以上である場合には、特段の理由がない限り、本人に判断能力があると考え、本人の意思をできるだけ確認する。

②　任意代理人による請求を認める場合

任意代理人による請求は、保有個人情報の本人が歩行困難等で直接請求を行うことができない等特別の理由がある場合に限り認める。この場合、保有個人情報の本人が直接請求できない理由を明らかにする書類(病気入院中の診断書等)、代理人が代理権を有することを明らかにする委任状、代理権授与通知書等で個人情報の本人の押印があり、かつ、その印鑑の印鑑登録証明書が添付されているものの提出を求めて確認する。

(4)　請求書の受理にあたつての留意事項

①　開示等の請求をする者の氏名については、代筆を認める。また、押印は、不要とする。

②　請求書は、原則として1件の保有個人情報については、1枚の請求書で行う。ただし、同一人から同一所管課に複数の開示等の請求があつた場合は、内容の関連する保有個人情報等合理的な範囲で、1枚の請求書によつて行うことを認める。

③　開示等の請求をする者が請求書に必要事項を記載することが困難であると認められる場合は、請求書に記載すべき事項を聴き取つて職員が記入し、これを当該開示等の請求をする者に読み聞かせ、確認した上、受理することを認める。

(5)　請求書の各欄の確認事項

①　請求者の住所、氏名及び電話番号

本人確認、通知及び連絡調整等に必要となるので、正確に記入する。

②　「請求の内容の区分」欄

該当する項目にレ印を付ける。また、開示請求の場合は、「写しの交付」を希望するか確認する。

③　「請求に係る個人情報の内容」欄

開示等の請求に係る保有個人情報を特定し得るため必要な程度に、具体的に記入する。

④　「訂正・利用停止の内容及び理由」欄

ア　開示請求の場合は、記入しない。

イ　訂正請求の場合は、訂正を求める保有個人情報のどの部分に事実の誤りがあるか、又は不完全であるかを特定できる程度に具体的に記入し、保有個人情報をどのように訂正をすべきかが分かるように記入するとともに、訂正すべき事実の誤り又は不完全であることを証するものを添付する。

ウ　利用停止請求の場合は、利用停止を求める保有個人情報に関して条例第22条第1項に該当すると思われる内容を具体的に記入し、保有個人情報をどのように利用停止すべきか(利用の停止、消去又は提供の停止)が分かるように記入する。

⑤　「代理人による場合の個人情報の本人」欄

代理人による開示等の請求の場合に、当該開示等の請求に係る本人の氏名、住所又は居所及び電話番号を記入するとともに、代理権を有することを証する書類を添付する。

(6)　請求書の補正

請求書の各欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、開示等の請求をする者に対し、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求め、補正後に受理する。

5　請求書を受理した場合の説明等

請求書を受理したときは、当該請求書の「受付印」欄に受付印を押し、「担当課等」欄に当該開示等の請求に係る所管課の名称を記入し、その写しを開示等の請求をした者(以下「請求者」という。)に交付するとともに、次の事項について説明する。なお、請求者が郵送による保有個人情報の写しの交付を希望する場合は、備考欄に適宜必要な事項を記入する。

(1)　保有個人情報の開示等は、開示等の決定に日時を要するため受付と同時に行わないこと

(2)　開示等の決定は、請求のあつた日から起算して15日以内に行うが、やむを得ない理由があるときには、当該期間の満了する日から起算して30日を限度として延長することがあり、この場合には、期間延長通知書(規則別記様式第9号)により、速やかに通知すること

(3)　保有個人情報の開示を実施する場合の日時及び場所は、決定通知書(規則別記様式第8号)により、通知すること

(4)　保有個人情報の写しの交付を受けるときは、その作成に要する費用の実費負担が必要であること、郵送による写しの交付を希望する場合は、そのほかに郵送に要する費用の実費負担が必要であること

6　請求書の回付等

請求書を受理したときは、次により迅速に処理する。

(1)　制度担当課で請求書を受理した場合

制度担当課では、請求書の写しを1部作成し、請求者に控えとして交付する。次に、請求書に基づき個人情報開示請求等受付簿(別記様式第2号。以下「請求受付簿」という。)を作成し、速やかに所管課に請求書を回付する。

所管課では、回付された請求書に基づき請求処理簿を作成し、記入すべき欄を記入した後、請求処理簿により起案する。

(2)　所管課で請求書を受理した場合

所管課では、請求書の写しを1部作成し、請求者に控えとして交付する。次に、請求書に基づき請求処理簿を作成し、記入すべき欄を記入した後、請求処理簿により起案する。

制度担当課では、合議に付された請求処理簿に基づき請求受付簿を作成する。

7　事務処理の記録

(1)　所管課は、請求書に基づき作成された請求処理簿に、当該開示等の請求に係る事務処理及びその顛末を記入するとともに、当該開示等の請求に係る事務処理が完結した後、当該開示等の請求に係る請求処理簿の写しを作成し、速やかに制度担当課に送付する。

(2)　制度担当課は、所管課から送付された請求処理簿に基づき、請求受付簿に当該開示等の請求に係る事務処理及びその顛末を記入する。

第6　開示等の決定の手続等

1　開示等の決定

(1)　開示等の請求に係る保有個人情報の検索等

請求書の回付を受け、又は請求書を受理した所管課では、その内容を確認するとともに、開示等の請求に係る保有個人情報を速やかに検索し、特定する。なお、開示請求の場合は、安易に不存在の結論を出さずに、十分に検索を行うこと。また、訂正請求及び利用停止請求の場合は、当該請求に係る保有個人情報について、所管課に訂正又は利用停止する権限があるかどうかについても検討する。

(2)　開示請求を拒否する旨の決定

開示請求に係る保有個人情報が条例第14条第5項の規定に該当する場合に限り、当該開示請求を拒否する旨の決定を行う。

(3)　開示請求に係る保有個人情報が不存在である旨の通知

開示請求に係る保有個人情報を保有していないときは、速やかに不存在である旨の通知をする。

(4)　訂正請求及び利用停止請求に係る保有個人情報に関する調査

請求書に併せて提出された訂正すべき事実の誤り又は不完全であることを証するもの、関係書類の確認、請求者以外の者への照会、関係職員への事情聴取など適宜な方法を併用することにより、当該請求の内容が妥当であるかどうかについて、速やかに調査を行う。この場合において、関係書類の確認、請求者以外の者への照会、関係職員への事情聴取などにより当該調査を行つたときは、当該調査内容について記録した書類を作成する。なお、請求者以外の者への照会及び関係職員への事情聴取にあたつては、請求者の権利利益の保護に十分配慮すること。

(5)　利用停止請求を認める場合の検討

利用停止請求において、保有個人情報の取扱いが条例の規定に違反していることが確認できた場合は、利用課及び提供先を含めた利用停止の具体的な方法について検討するとともに、請求者以外の保有個人情報の本人についても同様の措置が必要かどうかについて検討する。

(6)　開示等の決定

開示等の請求に係る保有個人情報を特定したとき及び(4)の調査を終了したときは、当該保有個人情報についての開示等の決定を行う。

(7)　内部調整

①　関係課との連絡及び調整

開示等の請求に係る保有個人情報が関係課(当該所管課を除く課等をいう。以下同じ。)に関する情報を含むものである場合には、当該情報が条例第14条第3項各号に掲げる不開示情報に該当すること又は該当しないことが明らかである場合を除き、当該関係課と連絡を取り、調整を行う。

②　制度担当課との協議

開示等の決定にあたつては、必要に応じて制度担当課と協議を行う。

2　開示等の決定の決裁

(1)　決裁権者及び合議

開示等の決定の決裁は、原則として副町長の専決(重要又は異例に属する事項については町長決裁)とし、制度担当課及び必要に応じて関係課及び町長以外の実施機関の長の合議を受ける。

(2)　開示等の決定の決裁の起案

開示等の決定の決裁は、請求処理簿により起案する。この場合、当該請求処理簿には、原則として次に掲げる書類を添付する。

①　決定通知書の控え

②　請求書

③　開示請求に係る保有個人情報の写し

④　期間延長通知書の控え

⑤　訂正請求及び利用停止請求に係る調査書類

⑥　その他必要な書類

3　決定通知書の送付

(1)　請求者等への通知

開示等の決定を行つたときは、決定通知書を速やかに請求者に送付するとともに、その内容について、請求処理簿により制度担当課へ通知する。

(2)　決定通知書の記入要領

①　「請求の内容の区分」欄

該当する項目にレ印を付ける。

②　「請求に係る個人情報の内容」欄

開示等の請求に係る保有個人情報の名称又は内容を正確に記入する。この場合、1件の請求に係る保有個人情報が複数となるときは、1件の決定通知書に複数の保有個人情報の名称又は内容を記入することができる。

③　「決定の内容」欄

開示、不開示、不存在など開示等の決定の内容がわかるよう簡潔に記入する。なお、開示請求に対し不存在とする場合は、開示請求に係る保有個人情報を保有していないことの具体的な理由についても記入する。

④　「請求を認めることができない部分」欄

ア　開示請求の場合

不開示又は一部開示とする場合、開示しない部分に記録されている保有個人情報の概要を記入する。

イ　訂正請求及び利用停止請求の場合

訂正しない、又は利用停止しないとする場合、当該請求に係る保有個人情報のうち請求を認めない部分について記入する。

⑤　「請求を認めることができない理由」欄

ア　開示請求の場合

不開示又は一部開示とする場合、条例第14条第3項各号のいずれに該当するかを記入する。

イ　訂正請求及び利用停止請求の場合

訂正しない、又は利用停止しないとする場合、請求を認めない理由について、当該決定のための調査内容を踏まえ、簡潔に記入する。

⑥　「個人情報の開示の方法」欄

開示請求に対し開示又は一部開示とする場合、該当する項目にレ印を付ける。

⑦　「開示の日時及び場所」欄

開示請求に対し開示又は一部開示とする場合、次のとおり記入する。

ア　「日時」欄

保有個人情報の開示を実施する日時(以下「開示日時」という。)は、決定通知書が請求者に到着するまでの日数を考慮して、到着予定日以降の通常の勤務時間内の日時を指定する。この場合、請求者の都合に配慮した上で日時を指定するよう努める。

イ　「場所」欄

保有個人情報の開示を実施する場所は、原則として会議室等とし、室名まで記載する。ただし、当該保有個人情報が記録された公文書が日常業務に必要不可欠であつて、持ち出すことができない等特別な理由がある場合は、所管課において開示することができる。

⑧　「時限性開示」欄

開示請求に対し不開示又は一部開示とする場合、当該保有個人情報の不開示部分について、一定の期間の経過により条例第14条第3項各号に規定する事由が消滅することが確実であつて、かつ、その期日が明らかであるとき、その期日を記入する。

⑨　「担当課等」欄

所管課、係名及び電話番号を記入する。

4　決定期間の延長

(1)　決定期間の延長をする場合は、期間延長通知書により、速やかに請求者に通知するとともに、その内容について、請求処理簿により制度担当課へ通知する。

(2)　期間延長通知書の記入要領

①　「請求の内容の区分」欄

該当する項目にレ印を付ける。

②　「請求に係る個人情報の内容」欄

開示等の請求に係る保有個人情報の名称又は内容を正確に記入する。

③　「苫前町個人情報保護条例第　条第1項の規定による決定期間」欄

項目名の「第　条」を請求の内容の区分に応じて「第16条」、「第21条」又は「第24条」とし、請求書の提出があつた日及び当該請求書の提出があつた日から起算して15日目の日を記入する。

④　「延長後の決定期間」欄

条例第16条第2項(第21条第2項及び第24条第2項において準用する場合を含む。)の規定により延長した期間が満了となる日を記入する。

⑤　「延長の理由」欄

決定期間の延長を必要とする具体的な理由を記入する。

⑥　「担当課等」欄

所管課、係名及び電話番号を記入する。

(3)　決定期間の延長の決裁権者

決定期間の延長の決裁は、副町長専決とする。

第7　保有個人情報の開示の実施

1　保有個人情報の開示の実施

(1)　保有個人情報の開示の日時及び場所

保有個人情報の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。なお、請求者から開示日時又は場所の変更を希望する旨の連絡があつた場合は、所管課は、制度担当課及び必要に応じて関係課と協議の上、開示日時及び場所を変更することができる。この場合、決定通知書の控えの「開示の日時及び場所」欄の余白に変更した日時及び場所を記載し、当該変更後の決定通知書による通知は、行わない。

(2)　保有個人情報の開示の準備等

①　保有個人情報が記録された公文書の運搬

所管課は、開示請求に係る保有個人情報が記録された公文書を指定した日時までに、指定した場所に持参し、当該公文書の内容について説明可能な職員を待機させる。

②　決定通知書及び本人等であることを証する書類の提示

保有個人情報の開示の実施に先立ち、請求者に対し、決定通知書及び本人等であることを証する書類の提示を求める。この場合の本人等の確認は、第5の4の(2)及び(3)に準じて行う。

③　保有個人情報の開示の実施

保有個人情報の開示は、原則として制度担当課の職員の立会いのもと、所管課の職員が行い、必要に応じて公文書の内容について説明する。

④　実施にあたつての注意事項

請求者が公文書を汚損し、若しくは破損し、又は改ざんすることのないよう説明し、協力を求める。また、請求者がこれらの行為をするおそれがあると認められるときは、直ちに開示の中止又は禁止を命じることができる。

2　保有個人情報の開示の方法

(1)　文書又は図画の閲覧の方法

文書又は図画の閲覧は、原則として当該文書又は図画の原本を閲覧に供することにより行う。ただし、文書又は図画の一部を閲覧に供する場合において、当該文書又は図画を開示する部分と開示しない部分とに分離することが困難であるときは、次の方法により行う。

①　開示する部分と開示しない部分とが別のページに記録されている場合

当該開示しない部分の取り外しが可能なものは、取り外し、取り外しのできないもの(用紙の表裏の印刷、袋とじ印刷等)は、開示部分のみの写しを作成し、開示する。

②　開示する部分と開示しない部分とが同一ページに混在している場合

次のいずれかの方法により写しを作成し、開示する。

ア　開示しない部分を黒色の遮へい物で覆つて複写する。

イ　当該文書又は図画の全てを複写し、その複写したものの開示しない部分をマジック等で黒く塗りつぶした後、それを再度複写する。

(2)　電磁的記録の閲覧の方法

電磁的記録の閲覧は、原則として次の方法により行う。ただし、必要に応じて所管課で最善と思料する方法により行うことができる。

①　電磁的記録の内容を表示装置により表示することができる場合

請求者に対し、表示装置により出力された表示物の内容を確認させることにより行う。ただし、開示請求に係る保有個人情報の範囲を超えて表示される場合又は請求者の承諾が得られない場合は、他の方法によること。

②　電磁的記録の内容を印字装置により印字することができる場合

印字装置により出力された印刷物を閲覧に供することにより行う。この場合において、当該印刷物については、(1)の規定を準用する。

(3)　開示の方法の変更

請求時に閲覧の請求だけであつた場合でも、開示の実施時にその写しの交付を求められたときは、容易に写しの作成が可能であればその場で交付を行い、写しの作成に時間を要する場合は、後日交付を行うことができる。

(4)　公文書の写しの交付方法

保有個人情報が記録された公文書の写しの交付は、請求1件につき1部とし、原則として当該公文書の原本から作成した写しを交付することにより行う。ただし、保有個人情報の一部を開示する場合において、当該公文書を開示する部分と開示しない部分とに分離することが困難であるときは、(1)の②により作成した当該公文書の写しの写しを交付することにより行う。

(5)　公文書の写しの作成方法

①　保有個人情報が記録された公文書の写しの作成は、原則として所管課の職員が複写機により行い、図画その他の公文書で職員による作成が困難なもの又は複写機による作成が困難なものについては、他の方法により行う。

②　保有個人情報が記録された公文書の写しの作成にあたつては、原則として公文書の片面ごとに原寸大の写しを1枚作成し、両面複写並びに拡大及び縮小複写による写しの作成は、行わない。

③　保有個人情報が記録された公文書の原本が大きすぎることによりそのままでは全てを複写できないときは、請求者の承諾を得た上で分割して複写することができる。

④　フィルム、ビデオテープ、録音テープその他の紙質類以外のものに複写、採録等をすることによる写しの作成は、行わない。

3　公文書の写しの交付に要する費用等

(1)　公文書の写しの交付に要する費用

条例第18条第2項に定める保有個人情報が記録された公文書の写しの交付に要する費用は、当該公文書の写しの作成に要する費用及び当該公文書の写しの送付に要する費用とし、前納とする。

(2)　公文書の写しの作成に要する費用の額

保有個人情報が記録された公文書の写しの作成に要する費用の額は、職員が複写機により、日本工業規格A列3番までの規格の用紙を用いて作成した場合は、その枚数に10円を乗じた額とし、カラー複写は、その枚数に100円を乗じた額とし、それ以外の方法による場合は、公文書の写しを作成するために実際に要した費用の額とする。

(3)　公文書の写しの送付に要する費用の額

保有個人情報が記録された公文書の写しの送付に要する費用の額は、郵送に要する郵便料金の額とする。

(4)　公文書の写しの交付に要する費用の納付

①　請求者が来庁した際に写しの交付を行つた場合は、写しの作成に要した費用の額を現金により納付してもらう。

②　郵送による写しの交付の請求があつたときは、写しの作成に要する費用及び郵送に要する費用の確認を電話等により行つた上で、費用額分の定額小為替を送付(納付)してもらうこととし、受領確認後、当該写しを請求者に送付する。なお、ファクシミリによる写しの交付は、行わない。

(5)　収入の歳入科目

保有個人情報が記録された公文書の写しの交付に要する費用として徴収する歳入科目は、(款)諸収入(項)雑入(目)雑入(節)雑入により取扱う。

第8　保有個人情報の訂正及び利用停止の実施

1　訂正及び利用停止の実施

(1)　訂正及び利用停止の実施は、訂正する旨又は利用停止する旨の決定の決裁後、速やかに実施する。

(2)　実施にあたつては、開始届出書、廃止届出書及び記録簿等を参考に、訂正及び利用停止の実施による矛盾を生じないように慎重に取扱うとともに、必要に応じ制度担当課、利用課及び提供先と連絡を取り、調整を行う。

2　訂正の方法

(1)　文書又は図画の訂正の方法

文書又は図画の訂正は、原則として当該文書又は図画の原本の訂正されるべき部分を適宜な方法で直接に訂正することにより行う。ただし、文書又は図画の原本の訂正されるべき部分を直接に訂正することができない場合は、保有個人情報のどの部分がどのように訂正されるべきかについて余白等に記入する方法により行う。

(2)　電磁的記録の訂正の方法

電磁的記録の訂正は、原則として次の方法により行う。ただし、必要に応じて所管課で最善と思料する方法により行うことができる。

①　訂正されるべき部分を直接に訂正できる場合

電磁的記録の訂正されるべき部分を適宜な方法で直接に訂正することにより行う。

②　訂正されるべき部分を直接に訂正できない場合

次のいずれかの方法により行う。

ア　保有個人情報のどの部分がどのように訂正されるべきかについて、当該電磁的記録が保存された媒体の余白等に記入する方法により行う。

イ　当該電磁的記録の内容を印字装置により出力した印刷物のうち、公文書であるものについて、(1)の方法に準じて行う。

3　利用停止の方法

(1)　利用の停止の方法

利用課において、目的外利用を停止することとされた保有個人情報が記録された公文書を適切に破棄すること、若しくは当該公文書のうち該当する部分を適宜な方法により判読できないようにすることにより行う。

(2)　消去の方法

①　所管課において、消去することとされた保有個人情報が記録された公文書を適切に破棄すること、若しくは当該公文書のうち該当する部分を適宜な方法により判読できないようにすることにより行う。

②　当該保有個人情報について目的外利用等をしている場合は、利用課又は提供先においても、①の方法に準じて消去する。

(3)　提供の停止の方法

提供先において、外部提供を停止することとされた保有個人情報が記録された文書又は図画若しくは電磁的記録を適切に破棄すること、若しくは当該文書又は図画若しくは電磁的記録のうち該当する部分を適宜な方法により判読できないようにすることにより行う。

4　訂正及び利用停止の実施の決裁

(1)　決裁権者及び合議

訂正及び利用停止の実施の決裁は、原則として副町長の専決(重要又は異例に属する事項については町長決裁)とし、制度担当課及び必要に応じて関係課及び町長以外の実施機関の長の合議を受ける。

(2)　決裁の起案

訂正及び利用停止の実施の決裁は、実施通知書(規則別記様式第11号)の控えにより起案する。この場合、当該実施通知書には、原則として次に掲げる書類を添付し、制度担当課の合議を受ける。

①　訂正及び利用停止の実施状況等に関する書類

②　当該訂正及び利用停止の実施に係る請求処理簿

③　その他必要な書類

5　実施通知書の送付

(1)　請求者等への送付

訂正及び利用停止の実施を行つたときは実施通知書を速やかに請求者(当該保有個人情報の本人である場合に限る。)及び必要に応じて当該保有個人情報の目的外利用等をしている者に送付する。

(2)　実施通知書の記入要領

①　「個人情報の内容」欄

訂正及び利用停止に係る保有個人情報の名称又は内容を正確に記入する。

②　「訂正・消去・停止の内容」欄

訂正及び利用停止の実施方法を踏まえ、具体的に記入する。

③　「訂正・消去・停止をした年月日」欄

訂正及び利用停止を実施した年月日を和暦で記入する。

④　「担当課等」欄

担当課、係名及び電話番号を記入する。

第9　審査請求の取扱い

条例第25条第1項に規定する審査請求があつた場合は、次のとおり取扱う。

1　審査請求の受理

(1)　審査請求の窓口

審査請求の相談及び受理は、制度担当課及び所管課を窓口として行う。

(2)　審査請求の方法

行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条第1項の規定により書面(以下「審査請求書」という。)を提出して行うよう説明する。なお、審査請求書は、(4)の記載事項が明記されていればよいが、原則として参考様式で対応する。

(3)　審査請求の受理

①　審査請求書を受理した制度担当課は、速やかに当該審査請求書を所管課に回付する。

②　審査請求書の回付を受け、又は審査請求書を受理した所管課は、当該審査請求書に基づき個人情報開示等審査請求処理簿(別記様式第3号)を作成し、当該審査請求に係る事務処理及びその顛末を記録する。

(4)　審査請求書の記載事項の確認

所管課は、回付を受け、又は受理した審査請求書について、次の記載事項等を確認する。

①　審査請求書のあつた先(審査請求人に係る処分を行つた実施機関)

②　審査請求人の住所、氏名

③　審査請求人の押印の有無

④　審査請求人に係る処分

⑤　審査請求に係る処分があつたことを知つた日

⑥　審査請求の趣旨及びその内容

⑦　実施機関の教示の有無及びその内容

⑧　審査請求の日

⑨　代理人の氏名及び住所

⑩　代理人の資格を証する書類の有無

(5)　審査請求の期間等の確認

所管課は、(4)の記載事項のほか、次の事項について確認する。

①　審査請求人が処分があつたことを知つた日の翌日から起算して3か月以内の審査請求か否か。

②　　実施機関が行つた処分によつて直接に自己の権利利益を侵害されたものか否か。

(6)　審査請求書の補正

所管課は、審査請求書の記載内容及び添付書類に不備又は不足がある場合であつて、補正することができるものであるときは、審査請求補正命令書(別記様式第4号)により、相当の期間(2週間程度)を定めて、審査請求人に補正を命じる。

(7)　審査請求の却下

所管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求を却下する。この場合において、所管課は、審査請求却下通知書(別記様式第5号)を審査請求人に送付し、決裁について制度担当課の合議を得る。

①　審査請求が法定の期間経過後に提起されたものであるとき

②　審査請求の対象とされた処分が初めから存在しなかつたとき

③　審査請求の対象とされた処分がその後消滅したとき

④　審査請求をすることができない事項に関してなされたとき

⑤　審査請求が本来それをなす資格のない者によりなされたとき

⑥　審査請求書の記載事項等が不備なため補正を命じられたにもかかわらず、これに応じなかつたとき

2　審査会への諮問

所管課は、審査請求が適法であり、検討の結果これを認容しないとした場合は、条例第25条第1項の規定に基づき審査会に諮問する。この場合において、所管課は、速やかに個人情報開示等審査諮問書(別記様式第6号)を作成し、制度担当課に審査会の開催を要請する。

審査会の開催が決定した場合、所管課は、次の資料を提出する。

(1)　審査請求書の写し(当該審査請求書に添付された書類を含む。)

(2)　当該審査請求に係る請求書の写し

(3)　当該審査請求に係る決定通知書、期間延長通知書及び実施通知書の写し

(4)　当該審査請求に係る保有個人情報が記録された公文書又はその写し

(5)　その他必要な書類

3　審査請求に対する裁決事務

(1)　裁決書案の作成

所管課は、審査会からの答申がなされたときは、制度担当課と協議の上、速やかに裁決書案を作成し、当該審査請求に対する裁決を行う。

(2)　審査請求に対する裁決

①　審査請求を容認する場合

所管課は、当初の処分を取消し、改めて開示等の決定をし、審査請求認容通知書(別記様式第7号)を当該審査請求人に送付し、決定通知書を請求者に送付する。この場合、当該決定通知書の通知文中「・・・通知します。」の次に「(審査請求認容による再決定)」と記載する。

②　審査請求を棄却する場合

所管課は、審査請求棄却通知書(別記様式第8号)を当該審査請求人に送付する。

(3)　審査請求に対する裁決の決裁

審査請求に対する裁決の決裁は、原則として副町長の専決(重要又は異例に属する事項については町長決裁)とし、制度担当課及び必要に応じて関係課及び町長以外の実施機関の長の合議を受ける。

第10　苦情処理

条例第26条に規定する苦情の申出があつた場合は、次のとおり取り扱う。

1　苦情処理の目的

苦情処理は、開示等の請求をするまでもなく、個人情報の取扱い等に疑問や苦情のある場合、簡易に申出ができ、また、その苦情に対して迅速かつ弾力的に対応し、実質的な解決を図る手続として設ける。

2　苦情の申出の受理

(1)　苦情の申出の窓口

苦情の申出の受理は、制度担当課を窓口として行う。

(2)　苦情の申出の方法

苦情申出書(規則別記様式第12号。以下「申出書」という。)を提出して行うよう説明する。なお、開示等の請求に該当する場合は、さらに制度の内容等について説明し、適切な対応に努めること。

(3)　苦情の申出の受理

①　苦情申出書の受理にあたつての留意事項

ア　苦情の申出をする者の氏名については、代筆を認める。また、押印は、不要とする。

イ　苦情の申出は、何人にも認めることから、必ず本人による請求とし、代理人によるものは、認めない。

ウ　苦情の申出をする者が申出書に必要事項を記載することが困難であると認められる場合は、申出書に記載すべき事項を聴き取つて職員が記入し、これを当該苦情の申出をする者に読み聞かせ、確認した上、受理することを認める。

②　申出書の各欄の確認事項

ア　住所、氏名及び電話番号

通知及び連絡調整等に必要となるので、正確に記入する。

イ　「申出の趣旨」欄

個人情報の取扱いをどのようにして欲しいのかが具体的に分かるように記入する。

ウ　「苦情の内容」欄

個人情報の取扱いにより、どのような疑問、苦情等があるのか具体的に分かるように記入する。

③　申出書の補正

申出書の各欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、苦情の申出をする者に対し、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求め、補正後に受理する。

④　郵便等により送付された申出書の取扱い

郵便又はファクシミリにより送付された申出書については、当該申出書に苦情の申出をする者において記入すべき事項が記入されている場合は、これを受理する。なお、電話又は口頭による苦情の申出は、この手続では受理できない。

(4)　申出書を受理した場合の説明等

①　申出書を受理したときは、当該申出書の「受付印」欄に受付印を押し、「担当課等」欄に制度担当課の名称を記入し、その写しを苦情の申出をした者(以下「申出者」という。)に交付する。

②　申出書に係る処理の結果は、申出のあつた日から起算して7日以内に苦情処理結果通知書(規則別記様式第13号。以下「結果通知書」という。)により通知する旨、説明する。

(5)　申出書の回付等

制度担当課は、申出書の写しを1部作成し、申出者に控えとして交付する。次に、申出書に基づき請求受付簿を作成し、苦情処理の手続を行つた結果に基づき結果通知書を作成し、当該結果通知書により起案する。

(6)　事務処理の記録

制度担当課は、所管課から送付された申出書及び結果通知書の写しに基づき、請求受付簿に当該苦情の申出に係る事務処理及びその顛末を記入する。

3　苦情処理の手続等

(1)　苦情処理の手続

①　苦情の申出に係る個人情報の取扱いの確認

申出書を受理した制度担当課では、その内容を確認するとともに、苦情の申出に係る個人情報の取扱いの内容について速やかに確認する。

②　苦情の申出に係る個人情報の取扱いの調査

関係書類の確認、申出者以外の者への照会、関係職員への事情聴取など適宜な方法を併用することにより、当該苦情の申出の内容が妥当であるかどうかについて、速やかに調査を行う。この場合において、関係書類の確認、請求者以外の者への照会、関係職員への事情聴取などにより当該調査を行つたときは、当該調査内容について記録した書類を作成する。なお、申出者以外の者への照会及び関係職員への事情聴取にあたつては、申出者の権利利益の保護に十分配慮すること。

③　利用停止請求を認める場合の検討

個人情報の取扱いが不適切であることが確認できた場合は、具体的な措置の方法について検討するとともに、申出者以外の個人情報の本人についても同様の措置が必要かどうかについて検討する。

④　結果通知書による起案

①から③までの処理を終了したときは、結果通知書により当該苦情処理について起案する。

(2)　苦情処理の決裁

①　決裁権者及び合議

結果通知書による起案の決裁は、原則として副町長の専決(重要又は異例に属する事項については町長決裁)とし、必要に応じて他の課等及び町長以外の実施機関の長の合議を受ける。

②　結果通知書の記入要領

ア　「苦情の内容」欄

申出書の内容を踏まえ、申出の時点では不明確であつた事項等を明らかにするよう具体的に記入する。

イ　「苦情に対する処理結果の内容」欄

苦情の内容に対し、どのような処理を行つたか、又は行わなかつたかを具体的に記入する。

(例)　正規な手続に基づかない外部提供が行われていたため、某月某日当該外部提供を停止した。

ウ　「措置の内容」欄

「苦情に対する処理結果の内容」欄を踏まえ、今後、実施機関として措置する事項について具体的に記入する。なお、苦情に対して具体的に処理した結果が無い場合であつても、申出者の疑問や苦情に対する一定の回答となるように留意する。

(例)　条例等に基づく手続により、正規に外部提供を行い、個人情報が漏洩することの無いよう措置した。

エ　「担当課等」欄

制度担当課、係名及び電話番号を記入する。

③　結果通知書による起案

結果通知書による起案には、原則として次に掲げる書類を添付する。

ア　申出書

イ　苦情処理に係る調査書類

ウ　その他必要な書類

(3)　結果通知書の送付

結果通知書による起案が決裁されたときは、結果通知書を速やかに申出者に送付する。

第11　その他

1　他の法令等との調整

(1)　他の法令等の規定により、開示等の請求ができる場合には、この条例による開示等の請求はできない。ただし、当該法令等において、期間や対象が限定されているときは、次に掲げるところにより、この条例による開示等の請求ができる。

①　他の法令等により開示等の請求ができる期間が限定されている場合は、その期間外について、この条例により請求することができる。

②　他の法令等により開示等の請求ができる対象が限定されている場合は、その対象外の部分について、この条例により請求することができる。

(2)　(1)の①又は②に該当する場合における開示等の請求に用いる書類及び写しの作成に要する費用は、原則として次による。

①　(1)の①に該当する場合

ア　開示等の請求に用いる書類は、他の法令等による様式とする。

イ　写しの作成に要する費用は、他の法令等又は苫前町手数料条例(平成12年苫前町条例第25号)による手数料等の額とする。

②　(1)の②に該当する場合

ア　開示等の請求に用いる書類は、この条例に基づく請求書とする。

イ　写しの作成に要する費用は、この条例に基づく写しの作成に要する費用の額とする。

(3)　(1)の①又は②に該当する場合における開示等の請求については、他の法令等の趣旨を踏まえた上で、町民の基本的人権を保護するよう決定すること。

2　公文書の保存期間の特例

開示等の決定、訂正及び利用停止の実施、審査請求並びに苦情処理に関する決裁文書は、永久保存とする。

附則

附則(平成19年訓令第1号)

附則(平成28年訓令第15号)抄