○苫前町戸籍総合管理システムに係るデータ保護管理要綱
平成26年3月5日
訓令第3号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、苫前町住民生活課(以下「住民生活課」という。)における戸籍総合管理システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍総合管理システム 戸籍用正・副サーバ設置町村の電算室に設置した戸籍専用コンピュータ並びに増毛町、小平町、苫前町、羽幌町、初山別村、遠別町、天塩町の戸籍担当課及び役場支所に設置した端末機(以下「端末機」という。)及びプリンタにより、現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍総合管理システムで取扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍総合管理システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍総合管理システムによる事務処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍総合管理システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民生活課長をもつて充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、磁気記録及びプログラムの異状の有無を点検しなければならない。
3 保護管理者は、点検事務を第三者に委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍総合管理システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、苫前町長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民生活課長補佐(主幹)又は戸籍事務担当係長をもつて充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止を図るため必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍総合管理システムの処理が可能な端末機は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となつた時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によつて処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍総合管理システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍総合管理システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的の範囲を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍総合管理システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍総合管理システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ行うことができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行つてはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍電算化システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持、プライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。
附則
この訓令は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化についての法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(令和5年訓令第12号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 | |
戸籍用正・副サーバ | 羽幌町役場保護管理者 | ・羽幌町役場内の施錠できる電算室内に設置 ・戸籍専用保管庫の鍵の管理 | ・サーバは羽幌町役場電算室内の施錠できる戸籍専用保管庫に設置し、保護管理者が指定した取扱職員がその鍵を管理する。 ・サーバを起動する者は、保護管理者の指定した取扱職員とする。 |
戸籍専用クライアント | 各構成団体保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | ・クライアントを起動する者は、保護管理者の指定した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 ・システム使用状況リストを定期的に作成し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 各構成団体保護管理者 | ・バックアップ用記録リスト ・施錠のできる保管庫 | ・バックアップ用記録リストを定期的に作成し、施錠できる保管庫で管理する。 |
戸籍総合システムのプログラム | 各構成団体保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | ・アプリケーションプログラムを複写及び変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |