○苫前町における戸籍の届出に関する本人確認等事務処理要綱
平成15年10月21日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 この訓令は、次条に掲げる届出を持参した者に対する身分確認(以下「本人確認」という。)を行い、第三者による虚偽の届出を早期に発見し、これを抑止するとともに、戸籍への不実な記載を未然に防止するため、本人確認に関し必要な事項を定めるものとする。
(対象となる届出)
第2条 本人確認等の対象となる届出は、婚姻届、離婚届、養子縁組届及び養子離縁届(戸籍法(昭和22年法律第224号)第38条第2項の規定により届書に裁判又は許可書の謄本が添付されている届出を除く。)とする。
(対象者)
第3条 本人確認の対象は、届書を持参した者(届出人及び届出人以外の者を含む。届出人以外の者を以下「使者」という。)とする。
(本人確認の方法)
第4条 本人確認にあたつては、届書を持参した者の顔写真が貼付されている官公庁の発行した運転免許証、旅券等の証明書(以下「証明書」という。)の提示を求めるものとする。ただし、町長が証明書の提示以外の方法により本人と確認できる場合は、証明書の提示を省略することができる。
2 町長は、前項本文により届書を持参した者から証明書が提示されたときは、当該証明書に記載されている住所及び氏名と対比し、それらが同一であることを確認するとともに、当該証明書に貼付された顔写真の者と同一人であることを確認しなければならない。
3 前2項による確認の結果、当該届書が偽造され、若しくは虚偽の届書である疑いがあると認められるときは、旭川地方法務局留萌支局長に対しその受否を照会し、受理、不受理を決定しなければならない。
4 町長は、前項において不受理と決定した届書に関し犯罪の嫌疑があると思料するときは、告発に努めなければならない。
(執務時間外の届出)
第5条 苫前町職員の勤務時間、休暇等に関する規則(平成9年苫前町規則第12号)第2条第2項の規定による苫前町職員の勤務時間(以下「執務時間」という。)外の本人確認については、町長の補助者(戸籍事務取扱準則(昭和42年4月13日付け法務省民事甲第615号民事局長通達)第5条の規定により町長が選任した補助者をいう。)が行うものとする。ただし、町長の補助者が不在であるとき及び届書の授受に関し急を要するなど町長の補助者による本人確認が困難である場合は、苫前町職員若しくは苫前町役場の警備を行う者及びその使用されている者が行うものとする。
2 前項ただし書により本人確認を行つたとき(本人であると確認できなかつた場合を含む。以下同じ。)は、当該本人確認を行つた者は、町長の補助者に対しその旨を説明し、届書を引き継がなければならない。
(1) 届書を持参した者が届出人であつた場合で当該届書に係る届出人のすべてについて本人確認ができなかつたとき、届書を持参した者が使者であつた場合で当該使者について本人確認ができなかつたとき又は郵送により届書が提出されたとき 当該届書に係るすべての届出人
(2) 届書を持参した者が届出人であつた場合で当該届書に係る届出人の一部について本人確認ができたとき 本人確認ができなかつたすべての届出人
(3) 届書を持参した者が使者であつた場合で当該使者について本人確認ができたとき 当該届書に係るすべての届出人
(1) 記載内容は、届出(受理)年月日、事件名、届出人及び届出事件本人の氏名及び届出の受否とする。
(2) 宛先は、届出人の住民基本台帳又は戸籍の附票に記載された住所(届出日以降に住所が変更されているときは、変更前の住所)とする。この場合において、苫前町に本籍がなく、かつ、住民登録されていない届出人から提出された届出に関し通知を要する場合は、本籍地の市区町村長に届出人の戸籍の附票に記載されている住所を確認し、当該住所を宛先とする。
(3) 通知は、封書若しくは本人以外の者が記載された内容を読みとることのできないように処理された葉書により行う。
2 届出により氏が変更となる者の宛名は、変更前の氏とする。
3 宛先不明等により返送された通知は、再送することなく町において保管するものとし、その保管期間は当該通知を送付した年度の翌年度から2年とする。
(届書への記載)
第8条 届書を受理したときは、当該届書の欄外に、次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 届出人又は使者の別
(2) 本人確認及び通知の有無
(3) 本人確認資料の種類
2 前項の記載にあたつては、次のとおり処理するものとする。
(1) 届出人の本人確認がされた場合には、「確認」のゴム印を押印し、その下部に本人確認のために用いた資料等の種類を記載する。
(2) 第6条第1項により通知する場合は、「未確認」及び「通知」のゴム印を押印する。
(3) 使者による届出の場合は、届書の余白に「使者」のゴム印を押印する。
(4) その他届書への記載にあたつては、別表により処理するものとする。
3 他の市区町村長に送付する届書の謄本については、前2項の規定を準用する。
(確認台帳等)
第9条 町長は、本人確認及び通知の経緯等を明らかにするため、様式第2号による確認台帳を作成し、本人確認及び通知の有無等を記録しなければならない。
2 管理台帳の保存期間は、当該年度の翌年度から2年とする。
附則
1 この訓令は、平成15年10月21日から施行する。
2 この訓令の施行の際現にされた本人確認及び届出人等への通知については、この訓令の規定により確認され、又は通知されたものとみなす。
3 苫前町戸籍届出における本人確認等事務処理要領(平成15年苫前町訓令第5号)は、廃止する。
附則(平成31年訓令第10号)
この訓令は、元号を改める政令(平成31年政令第143号)の施行の日(令和元年5月1日)から施行する。
別表
届書及び確認台帳への記載に関する留意事項
区分 | 留意事項等 | |||||
共通 | ① 受付年月日は、届書を受理した日とする。 ② 受付番号は、年度ごとに1からの連番とする。 ③ 届出人及び届出事件本人にあつては該当となる者のすべて、使者にあつては住所及び氏名を記載すること。 | |||||
確認台帳 | ① 「確認、未確認、通知の別」欄は、すべての届出人が確認できたときは「確認」を○で囲み、未確認であるときは「未確認」を○で囲み、未確認で通知した者がいるときは「通知」を○で囲むとともに、「届出人及び届出事件本人の氏名」欄に記載の該当者に○印を付すること。 ② 「確認方法」欄は、証明書等により確認したときはその証明書等の名称(運転免許証、旅券、住民基本台帳カード等)を記載し、届出人と面識があり証明書等の提示を省略したときは「面識有」と記載すること。 ③ 「通知年月日」欄は、通知を発送した日を記載すること。 ④ 「担当者確認印」欄は、本人確認及び通知を行つた者の印を押印すること。 | |||||
届書 | 届書を記載する確認事項については、次のゴム印を用いるものとし、それぞれ該当する事項に○印を付すとともに、必要事項を記入すること。 | |||||
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| 本人確認(種類 ) 未確認 通知 |
| 使者 | (氏名 ) (住所 ) |
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様式 省略